如何开好一场科室会的标准流程?—医药代表必读

日期:2015年6月2日 10:22

科室会一直以来都是每一位医药代表的“常规武器”,在现今合规越来越严的形式下,科室会的作用尤为重要!以下为开好一个科室会的标准流程,供您参考。

第一阶段 预约科会(科会前3-15天)

■ 科室会约定的时机

产品进入医院之后,科室主任基本接受产品、接受公司、接受代表的前提下进行。

■ 常见拒绝理由

医院里不准开推广会

最近太忙了,以后再说吧

你的产品大家都很熟悉了,不用讲了

■ 主任拒绝科会的真正原因

主任对于产品、公司、代表没有获得基本认可---继续1对1拜访,加深关系

主任反应性、习惯性拒绝,

■ 常见拒绝处理

多申请几次

加强和主任个人间的关系

强调自己时间比较短不会影响到医生工作:

“我们时间很短,只要10分钟,不会占用大家太多时间”

如实在不行,就抛出科室吃饭利益:

“我们到外边找一个合适的饭店,正好科室医生也可以聚一下”

■ 科室会的地点

医生办公室、科室学习室、主任办公室

酒店包房、餐厅包间

■ 主任可能提出的附加条件

科室工作午餐? 人均10-15元/人 带护士

每个人的科会礼品? 人均10-50元/人

科室聚餐? 人均30-50元/人

个人费用报销 ?

第二阶段 科室会前准备(2-7天)

■ 内容准备

根据产品发展周期实际情况,确定个性化幻灯片内容

准备个性化会议设计(如有奖问答)

内部医生托的准备(会后有导向性提问问题)

个性化信息的反复练习

■ 会议资料准备

设备准备:笔记本电脑 、投影机、激光笔 、照相机、幕布

会议资料准备:产品资料、笔和本子

会场POP:科会横幅、挂旗、贴画、便携式展架(事先与科室沟通)

科会礼品准备 (必要时)

会场小礼品的费用

签到表

预算费用-多带2倍

■ 实战准备

会场实地察看,场地大小,投影位置,听众座位和视角 光线控制 笔记本摆放位置、横幅挂法、空调质量、白幕布、有一定弹性的座位数和座位摆放方式

如吃饭 :提前一星期以上,防止目标包房被订走了,以自己熟悉和医生特别要求为主, a 提前5天 订菜单、酒水价格,关照餐厅服务员在点菜时配合,不要总点贵的(海鲜\酸奶、特色菜、酒类品种,提前讲80%的菜肴点好)

■ 客户准备

和关键医生传递开会时间,防止临时措手不及

请到会者,会议目的,了解目标医生的解决的问题

提前与主任和关键医生沟通主题,准备可能问题

第三阶段 科室会前期(开会前1天到开会)

■ 提前一天与主任再次确认时间

■ 医院内开会

提早到会场

准备会场

和主任联系相关事宜

■ 饭店开科会

会议前一天与饭店再次电话确认

会前4小时和主任再次确认后,与关键医生确认会议信息

个人准备

准备资料和设备

提早到会场

准备会场:投影机和电脑还有合适屏幕的大小调整

会前2小时电话邀请主任、未到医生

控制上菜

接待目标医生

医生来之后,逐一发名片,签到,发资料,要把目标医生引到座位上,同他聊天,不要把他晾在那里

与主任动态沟通,保证不能冷落重要的VIP

和部分比较熟的医生聊一下今天要强调的话题

到会人数

不断电话与没有到的医生沟通,估计到会时间,报告主任,由主任统筹安排是否需要等晚到的医生。

主任宣布本次主题,开始讲课

第四阶段 演讲程序

开场白:自我介绍, 感谢主任,讲本次演讲主题

主题:10-15分

组织提问和讨论

感谢医生提问,缓冲确认医生的问题,回答,问是否满意

要善于调动讨论气氛,让大家积极讨论

要紧扣主题,跑题了讲者就想办法拉回来

先比较熟的医生分享经验和提问,调动气氛

让重要的主任先发言,对其尊重

尽量让医生多说

需要我们自己回答时,要坚定、简洁的回答

结束语 成交 ,确认医生的下一步行动

第五阶段 吃饭-活动结束

吃饭开始

在吃饭中间,照顾每一个医生,不要冷落任何一个客户

代表和自己目标医生的继续讨论今天会议收获

吃饭结束,欢送客户

确认重要主任是否需要送回家

收拾好我们的东西准备下次会议

结帐:保留好发票,准备报帐

第六阶段 会后总结和跟进

■ 会后总结

最好当时就总结,记忆犹新

总结经验,要肯定本次科室会的成功之处,增加自己的自信和成就感

分析不足,下次提高

■ 会后跟进

会后3天之内代表去回访目标医生

动态观察已参会医生的观念和处方习惯的改变

写会议报告

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